7 важных вопросов, которые помогут вам разработать успешную стратегию

Стратегия мероприятия – что это?

Стратегия – это ключ к созданию незабываемого контента, который способствует достижению бизнес-целей и превосходит ожидания аудитории. Это источник достоверной информации, на который следует опираться на всех этапах, начиная от определения цели и заканчивая непосредственным проведением ивента.

Она должна быть целенаправленной, измеримой и основанной на конкретных данных, которые содержат следующее:

1. Организационные задачи – исходя из цели, вы можете согласовать шаги, которые обеспечат выполнение поставленных задач. 

2. Цели – это может быть что угодно: от повышения узнаваемости бренда до увеличения объема продаж или обучения сотрудников.

3. Тип – определите, будет ли формат гибридным, виртуальным или очным. Мероприятие необходимо для старта продаж или поддержания связи с профессионалами? Перечисленное должно соответствовать цели. 

4. Аудитория – подумайте, будет участвовать широкая публика или только узкий круг приглашенных лиц. 

5. Этапы – если вы определили все основные элементы процесса, то можете перейти к программе бюджета и списку спикеров, выбору платформы и инструментов, способов продвижения, выделению итоговых результатов, разработке схем привлечения аудитории и многому другому.

6. Список действий, которых стоит избегать – не менее важно перечислить «нежелательные» моменты. Сделайте перечень, на который можно будет ссылаться, если в процессе планирования возникнут идеи, не соответствующие вашим целям.

Стратегия актуальна лишь для одного конкретного события, поэтому важно регулярно обновлять ее в соответствии с задачами и изменениями в исходном запросе. Не забывайте также следить за тенденциями в отрасли. 

Как оценить стратегию проведения мероприятий

Согласно исследованию Statista, в 2022 году маркетологи ожидают увеличения числа виртуальных форматов. Это, а также медленный темп возврата к личным встречам и гибридам, является достаточным основанием для глубокой проработки исходных условий.

Оцените свою стратегию по следующим параметрам:

• Критерии успеха – ключевые показатели эффективности и цели могут меняться, особенно с увеличением количества информации, которую вы можете собирать и анализировать. Расширенный доступ к данным означает возможность создания конкретизированных задач, которые позволят лучше сопоставить стратегию с вашими целями.

• Бюджет – поскольку за последние два года представление о мероприятиях изменилось, процесс составления бюджетного плана тоже поменялся. В 2021 году 66% организаторов ожидали сокращения суммы расходов, но затраты на  техническое оснащение гибридов только увеличиваются. К счастью, 86% компаний B2B-сегмента видят положительную динамику рентабельности инвестиций в подобный формат. Но корректировки в бюджете необходимо  вносить независимо от типа события.

• Востребованность – мероприятия являются важным каналом для достижения бизнес-целей, но для поддержания конкурентоспособности требуется тщательно продуманный план организации. Провести только «для галочки», не учитывая при этом востребованность контента у аудитории, никогда не станет правильным решением для вашего бренда.

Что нужно учитывать в стратегии организации 

В процессе оценки и разработки необходимо учитывать множество аспектов. Поскольку гибридный и виртуальный форматы становятся нормой, существует множество нюансов, которые нужно учитывать при планировании. Не упустить их вам помогут следующие вопросы: 

1. Обеспечиваете ли вы безопасность данных по всем требованиям законодательства?

   В процессе гибридных и виртуальных мероприятий гораздо больше информации переходит от одного электронного носителя к другому, поэтому соблюдение требований по защите данных является важной задачей. Убедитесь, что вы учитываете все этические и юридические требования, применяете все меры предосторожности для защиты информации ваших посетителей. 

2. Предполагает ли платформа интеграцию, например, с CRM

   Чем более централизованы все элементы управления, тем проще вам будет выполнять свою работу и тем точнее будет ваша отчетность. Платформа для проведения мероприятий, которая интегрируется с уже существующим программным обеспечением сделает его еще более результативным для вашего отдела продаж. Структурированное распределение информации по ответственным лицам, временные ограничения на поставленную задачу позволят не упустить потенциальных клиентов. 

3. Можете ли вы отслеживать и оценивать данные о поведении посетителей?

   Возможность отслеживать поведение виртуальных и онлайн  участников поможет вам адаптировать их требования: планировать контент, который будет иметь значение, и предоставлять в будущем те материалы, которые непосредственно связаны с их интересами.

4. Можете ли вы для вовлечения участников применить чаты, опросы,  Q/A и многое другое?

   Вовлечение – это непрерывный процесс в гибридном пространстве. Многие организаторы пришли к выводу, что наилучший уровень вовлеченности достигается благодаря интерактивным элементам: чат, опросы, Q/A. Очень важно, чтобы стратегия и платформа, которую вы выбрали для проведения, учитывали важные запросы посетителей и спикеров.

5. Можете ли вы обеспечить одинаковый по значимости опыт для очных и виртуальных участников?

   Маркетологи часто больше времени и ресурсов выделяют на очную часть гибридных мероприятий, поэтому итоговый опыт данной аудитории часто занимает основное место в стратегии. Однако для обеспечения сопоставимого впечатления необходимо тщательно продумать результат, который получат те, кто находится за экраном.

6. Сможете ли вы создать высококачественное видео или впечатляющий веб-сайт, не нанимая веб-разработчика?

   Технические аспекты мероприятия должны соответствовать высокой планке. Чтобы сделать виртуальное событие таким же насыщенным, как и очное, качество видео и звука должно быть на высоте, а веб-сайт максимально эргономичным и содержать ответы, которые ищут чаще всего. Запись позволит вам делиться контентом после завершения ивента. Люди, которые по каким-либо причинам не смогли присутствовать на прямом включении, будут благодарны за возможность получить знания позже. 

   Разместив всю необходимую информацию на сайте в соответствии с картой поведения пользователя, вы не только позаботитесь о комфорте своих участников, но и сможете отследить слабые и сильные стороны страницы. Необязательно заниматься этим самостоятельно, можно обратиться к профессионалам в данной области.

7. Предполагает ли ваша стратегия акцент на разнообразии тем и вовлеченности аудитории?

   Поскольку гибридный формат позволяет охватывать слушателей по всему миру, то как никогда важно продвигать эксклюзивный контент от разных спикеров. Учитывайте интересы зрителей и экспертность докладчика, актуальность темы его выступления. Позаботьтесь о том, чтобы каждый чувствовал себя важным и привнес инновационные мысли и взгляды из самых разных областей знаний.

   Вы можете оценить свою стратегию прямо сейчас.

   Чтобы провести мероприятие, которое будет соответствовать вашим целям и даже превзойдет их, необходимо многое учесть. Продуманный план и тщательный анализ партнеров процесса позволят вам достичь успеха. 

   Определив свои цели и задачи, а также «до и после», отслеживая тенденции в отрасли, пересматривая показатели эффективности и бюджетные планы, задавая себе тактические вопросы, вы сможете выработать результативную стратегию. 

   Опираясь на рекомендации, проведите самооценку своего плана и перестройте его для событий 2022 года.

Источник: www.bizzabo.com