5 инструментов для высокой вовлеченности в любое мероприятие

Но нужно быть осторожными в поиске универсального подхода к виртуальным, личным и гибридным события. Важно учитывать базовые и специфические задачи каждого формата, а также удовлетворять потребности разных аудиторий и заинтересованных сторон. Например, связь между посетителями и выставочными экспонентами будет отличаться от взаимодействия докладчиков и слушателей.

Эффективная стратегия помогает установить контакт с организаторами и спонсорами, их брендами, докладчиками, участниками – это тот импульс, который заставляет людей погрузиться в процесс. Дело не только в удержании внимания, но и в том, чтобы направить его в нужное русло с помощью современных технологий и инструментов.

Справиться с трудностями и получить максимально эффективные инструменты помогут установление приоритетов на конкретных ценностях и ожиданиях.

Разработка стратегии вовлечения в мероприятие

1. Учитывайте плюсы и минусы цифрового участия

   Вебинары имеют много преимуществ, например, экономия времени и отсутствие затрат на логистику. Но что же делать с теми сферами, где виртуальные и гибридные форматы оказываются неэффективными? 

   Эксперты event-индустрии со всего мира разделяют одно мнение – активность в виртуальных событиях остается одной из главных проблем.

   Вот несколько основных элементов стратегии, которые помогут повлиять на вовлеченность и минимизировать риски:

   • Степень концентрации слушателей на процессе: средняя продолжительность удержания внимания человека составляет примерно 18 минут. Учитывайте ограниченную мобильность и продолжительное время за монитором. Только с учетом этих факторов вы сможете понять все нюансы работы с интересом.
   • Виртуальная усталость: значительная часть людей переходят на удаленный режим работы. Участники проводят много времени перед экраном, общаясь с коллегами и клиентами, что приводит к утомлению. Такое явление получило название «Zoom gloom» или виртуальная усталость. 
   • Сенсорная депривация: для полного погружения в процесс работы человек полагается на органы чувств. Не имея возможности касаться, пробовать или чувствовать тактильно те или иные элементы, слушатель непреднамеренно отвлекается от картинки перед собой в момент обучения.
   • Проблемы с подключением: технологии бывают непредсказуемыми и пугающими, поэтому крайне важно предоставить посетителям интуитивно понятные инструменты взаимодействия с вашей платформой. Кажется очевидным, но посетители не смогут принять участие в мероприятии, если не знают, как пользоваться вашими программами.

2. Составьте карту пути клиента

   Любая стратегия начинается с рассмотрения общих целей и задач. Виртуальные встречи и гибриды могут включать различные инструменты для вовлечения, но фундаментальные принципы, лежащие в основе успешных очных мероприятий, остаются в силе.

   Определите цели и сюжет 

   Великие события начинаются с четких целей, которые пересекаются с потребностями аудитории. Чтобы получить наивысшую рентабельность инвестиций, начните с простых вопросов:

   • Кто является моей ЦА?
   • Каковы их интересы?
   • Где и как они предпочитают общаться?
   • Как люди должны себя чувствовать после мероприятия?
   • Какую историю хотим рассказать?
   • Каких результатов хотим достичь?
   • Какие данные нужно собрать, чтобы определить успех и окупаемость инвестиций?

   Например, если цель – обучение, эффективным может стать опрос для проверки знаний участников. Интерактивные упражнения помогут посетителям не отвлекаться и запоминать информацию, а анонимные ответы на вопросы исключат беспокойство о риске личного смущения из-за неправильного ответа.

   Если цель – повышение узнаваемости, можно применить рассказ об истории создания, успехах, неудачах и попросить аудиторию поделиться в чате похожими случаями из своего опыта. Такая тактика создаст ощущение личной связи с вашим брендом и станет поводом для разговора между посетителями, что способствует формированию сообщества.

   Задача любой стратегии вовлечения – превращение посетителей из пассивных в активных. Если они отстраняются, то вы рискуете упустить ценные возможности для взаимодействия и общения. 

3. Выбирайте технологии, поставщиков и партнеров, которые поддерживают ваши интересы

   Для любого масштаба необходимо учитывать множество взаимосвязанных частей. Определение потребностей в технологиях для организации и проведения имеет решающее значение в обеспечении бесперебойной работы и поддержании заинтересованности участников, включая определение оптимального сочетания онлайн-платформ, приложений и инструментов.

   Выбрав эффективную интегрированную, сквозную технологию, вы упрощаете процесс, что в конечном итоге является первым шагом к повышению вовлеченности. Когда технология создает трудности, посетители отключаются. 

   Вот несколько вопросов к техническому партнеру, которые необходимо учитывать: 

   • Может ли технический специалист обеспечить последовательную коммуникацию и брендинг?

     Убедитесь, что все коммуникации на мероприятии остаются последовательными и отражают ваш бренд с помощью знакомых, простых в использовании шаблонов с возможностью настройки нескольких направлений для экономии ресурсов. Это позволяет посетителям привыкнуть к платформе и легко участвовать в процессе.

   • Обеспечивает ли оборудование бесшовную интеграцию?

     Ваша техника должна интегрироваться с другими приложениями и инструментами, обеспечивая при этом непрерывный поток легкодоступной информации. Такая структура помогает избежать технических сбоев и задержек, которые приводят к потере посетителей.

   • Улучшают ли применяемые инструменты впечатления участников?

     Учитывайте предпочтения прошлых лет и рекомендуйте соответствующий контент: биография докладчиков и красиво оформленные описания сессий будут важны и интересны. А интерактивное приложение поможет посетителям ориентироваться в процессе, участвовать в опросах, общаться с другими людьми и отвечать на вопросы.

4. Структурируйте мероприятие

   Взаимодействие до, во время и после ивента является основополагающим моментом при разработке стратегии вовлечения и включает в себя такие вещи, как коммуникации перед событием, рекламные кампании в социальных сетях и живые сессии Q/A.

   Но необходимо правильно структурировать выбранные методы.

   Интерактивность – это ключ

   Вовлекая в разговор с самого начала, вы переходите от поверхностного контакта к подлинному взаимодействию и связи. Идеальное время проведения и продолжительность докладов для виртуальных и гибридных форматов отличаются от очных из-за особенностей удержания внимания слушателей и обстановки. Онлайн-мероприятия должны быть короче, чем большинство очных, а общая для всех рекомендация – не более 2-4 часов, если только вы не планируете разбить событие на несколько дней.

   Адаптируйте каждое событие к аудитории

   Когда темы носят обобщенный характер, активность и интерес снижаются – именно здесь поможет анализ целевой аудитории и рынка. Адаптируйте каждую сессию или вебинар к определенной группе слушателей, так вы обеспечите информативный и увлекательный опыт, соответствующий главным интересам.

   Проявляйте креативность

   Станьте тем, кто известен своей креативностью и применением инноваций. Отличным примером будет использование инструментов геймификации. Самое главное – расширяйте границы и получайте от этого удовольствие.

5. Устанавливайте значимые связи

   Повышение активности является многомерным – стратегии вовлечения должны быть разными для всех участников. То, что работает при общении посетителей друг с другом, не будет эффективным для привлечения внимания к выставочным стендам.

   Понимая механизм работы каждого вида коммуникации, вы можете настроить технологию и управлять ею для достижения максимального эффекта.

   Знакомьте посетителей друг с другом

   Одна из основных причин, по которой люди посещают мероприятия, - это общение. Без личного контакта, характерного для живых встреч, виртуальное взаимодействие остается одной из главных проблем.

   Нетворкинг позволяет посетителям контактировать с другими, учиться у своих коллег и расширять круг единомышленников. Создание стратегии, направленной на этот тип взаимодействия, имеет множество плюсов как для участников, так и для организаторов. Например, предоставление доступа к ценной информации о коллегах – это мощный инструмент.

   Кроме того, предоставление возможности выбора способа встречи подчеркивает преимущества гибрида, так как виртуальные слушатели взаимодействуют с очной аудиторией на одной платформе.

   Примерами подобной коммуникации являются дискуссионные доски, встречи 1:1 и рекламные кампании в социальных сетях.

   Связывайте посетителей с выставочными экспонентами

   Прямой доступ к объектам обеспечивает лучшее впечатление от события. Отличный способ продемонстрировать список экспонентов и создать ажиотаж – рассылка сообщений перед началом, например, описание и специальное предложение, чтобы гости знали программу и составляющие выставки.

   Можно расширить возможности посещения экспонентов с помощью приложений, дискуссионных досок. Побудите людей сделать свои виртуальные стенды визуально привлекательными и интерактивными, со специальными предложениями и демонстрациями, характерными для конкретного мероприятия.

   Обеспечивайте взаимодействие посетителей и докладчиков

   Часто слушатели хотят пообщаться с приглашенными экспертами, чтобы лучше понять актуальные для них темы. Для этого применяйте виртуальный стенд, встречи 1:1 или живую сессию вопросов и ответов – всё это дает людям дополнительную ценность, которая заставит их вернуться именно к вашему бренду.

   Чем меньше человек связан с контентом и докладчиками, тем меньше он запомнит и усвоит. Коллективные беседы вовлекают людей и делают их активными в диалогах, на сессиях вопросов и ответов, опросах.

   Учитывайте формат мероприятия для установления контактов

   Ваша стратегия должна учитывать различные типы вовлечения аудитории. Например, 15-минутный отдых подойдет для очных участников, а для виртуальных слушателей такой прием не работает. 

   Рассмотрите возможность организации перерывов, предназначенных отдельно для виртуальных и очных слушателей, и убедитесь, что для каждой платформы назначен свой ведущий. Иначе вы рискуете удовлетворить потребности только одной группы.

   Применяйте опросы, анкетирование, дискуссионные площадки 

   Необходимо предусмотреть множество вариантов – то, что подойдет одному типу посетителей, не подойдет другому.

   Успешное использование опросов, анкетирования и дискуссионных площадок в сочетании с разнообразием тем и секционных залов помогает гостям не отвлекаться и участвовать в процессе.

Измерение вашего успеха

Контакт с аудиторией требует продуманной стратегии, сбора данных для оценки окупаемости инвестиций и т.д. Но все относительно просто при использовании правильных технологий и инструментов.

Примерами KPI, измеряющих показатель вовлеченности слушателей, являются живые опросы, анкетирование, геймификация и интерактивные инструменты. Например, показатели можно измерить с помощью подсчета отправленных сообщений или встреч, забронированных на платформе. Имея доступ к данным в режиме реального времени, организаторы и докладчики могут реагировать на людей и непосредственно удовлетворять потребности, интересы и отвечать на вопросы.

Компании применяют полученные данные для оценки успеха мероприятия и обоснования будущих событийных и маркетинговых решений, одновременно выстраивая партнерские отношения.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Успешные стратегии начинаются с глубокого понимания целей, аудитории и способов вовлечения. Сегодня, как никогда ранее, основополагающим аспектом для включения в процесс являются стратегии, состоящие из креативных идей, инновационных инструментов и технологий, позволяющих перевести участников в комфортное и активное состояние. Без продуманного плана вы рискуете потерять важнейшую составляющую любого ивента – людей, которые взаимодействуют с вашим брендом и историей.

Источник: www.eventmanagerblog.com