21 свежая идея для организации внутреннего мероприятия

В чем проблема внутренних мероприятий?

Цель корпоративных встреч – согласовать рабочие планы с командой, однако сотрудники часто считают их неэффективной тратой времени.

Исследование, проведенное Гарвардской школой бизнеса и Бостонским университетом в 2017 году, показало, что 71% опрошенных ими руководителей высшего звена сочли командные встречи непродуктивными.

А исследователи из Лондонской школы бизнеса и MediaMath обнаружили, что удаленные сотрудники более продуктивны, чем те, кто работает в традиционной офисной среде. Однако те же исследователи обнаружили, что встречи Zoom не могут заменить реальное общение, объединяющее команду. Люди просто не так энергичны, когда проводят онлайн-встречи день за днем.

Как создать эффективную повестку для встречи команды?

Один из первых шагов к созданию продуктивной встречи – определение конечной цели. Так вы можете убедиться, что мероприятие действительно необходимо. Профессионалы, как правило, стараются избегать встреч, на повестке у которых вопросы, решаемые с помощью простого электронного письма.

Эффективная командная повестка для встречи включает:

• В начале мероприятия поприветствуйте сотрудников, представьте новых членов команды, избавьтесь от лишнего шума на заднем плане.
• «Ледокол»: узнайте, как дела у сотрудников или используйте игровой формат (подробнее об играх расскажем ниже).
• Основная беседа: узнайте мнение сотрудников, обсудите возможные риски, найдите общее решение по главному вопросу.
• Завершение: убедитесь, что встреча заканчивается на позитивной ноте.

Как сделать встречи виртуальной команды более увлекательными?

Онлайн-мероприятия можно разнообразить с помощью создания пространства для эмоционального общения или быстрой командной игры.

Ниже вы найдете примеры корпоративных встреч от ведущих мировых компаний.

21 идея для внутренних мероприятий для удаленных и офлайн команд

1. Уделите внимание эмоциям

Прошли те времена, когда предполагалось, что сотрудники оставляют дома свои эмоции, личную жизнь и психологические трудности. Это не означает, что каждая встреча должна превращаться в групповую терапию, но, если вы хотите, чтобы команда была эффективна, эмоциональному фону сотрудников нужно уделять внимание. Мы можем пойти по стопам исследователя доктора Брене Браун. Она начинает собрания с сотрудниками с простого задания: все должны рассказать, что они чувствуют в данную минуту, используя всего два слова. Это позволяет команде объяснить свое состояние, не отрывая слишком много времени от сути встречи.

2. Cтриминговые игры

Есть несколько способов включить онлайн-игры в ваши виртуальные собрания. Если вы проводите регулярные встречи по пятницам, сделайте их более увлекательными при помощи пятиминутного игрового соревнования.

Jackbox games предлагают различные игры, которые можно интегрировать в видеоконференцию. Это идеальный способ зарядить команду перед обсуждением рабочих вопросов. 

3. «Вы настроены»?

Встреча затягивается, и вы опасаетесь, что у команды истощается внимание? В таких случаях Кристофер Литтлфилд, специалист по оценке сотрудников, рекомендует провести игру под названием «Tuned In» или «Вы настроены?».

Идея проста: у каждого на столе должен быть листок с надписью «настроился».

Когда спикер чувствует, что окружающие его не слушают, он может поднять знак «настроился». Всем участникам нужно сделать то же самое. Тот, кто последним поднял свой знак, должен ответить на вопрос о себе или выполнить специальное задание.

Это не стоит представлять как наказание, мы все время от времени отключаемся от беседы. Позиционируйте игру как способ познакомится поближе с участниками и вместе посмеяться.

4. Дай мне 50

Редко можно услышать о компаниях, которые используют военную тактику в организации мероприятий и извлекают из нее выгоду, но кейс от Buddytruk – это как раз тот случай. Организаторы решили, что соблюдение расписания и четкий тайминг встреч особенно важны для продуктивной работы. Поэтому, если мероприятие Buddytruk выходило за рамки запланированного времени, последний спикер делал 50 отжиманий.

Такой челлендж превращался в забавную шутку, которая помогала не только наладить тайм-менеджмент сотрудников, но и сплотить команду.

5. Правила стоячих мест.

Just Fearless тоже предлагает сотрудникам заниматься физкультурой: всякий раз, когда собрание затягивается, участники убирают стулья, и всем приходится стоять, пока мероприятие не закончится.

Такой подход позволяет мобилизовать свои ресурсы и сосредоточиться на решении задачи.

6. Оплата разговоров

Tripping.com решили монетизировать сложности тайм-менеджмента. В начале каждой встречи организаторы устанавливают секундомер на полчаса. Если мероприятие длится дольше 30 минут, тот, кто созывает встречу, должен положить 5 долларов в копилку своей команды.

7. Делайте благотворительные пожертвования каждый раз, когда встреча прерывается

Keller-Williams Realty придерживается строгой политики в отношении телефонных звонков во время внутренних совещаний. Представители компании завели правило, согласно которому участники, чьи телефоны «в голос» звонили во время встречи, должны сделать благотворительное пожертвование.

Использование гибкой опции «плати, сколько можешь» позволяет применять эту идею для любой компании.

8. Сделайте глобальный офис – локальным

У Bizzabo есть офисы в Нью-Йорке и Тель-Авиве. Каждые две недели компания проводит большие общие встречи: проекторы, микрофоны и насыщенная повестка позволяют сотрудникам двух офисов почувствовать себя единым целым.

Независимо от того, есть ли у вас филиалы в разных странах или только в одном регионе, общие собрания могут быть очень эффективными для создания корпоративной культуры.

9. Держите сотрудников в курсе

Brivo знает, что внутреннее мероприятие подразумевает повторение одних и тех же мыслей и отход от темы. Чтобы решить эту проблему, компания использует визуальный инструмент. Когда кто-то начинает перефразировать уже высказанную мысль, другой член команды поднимает ракетку для пинг-понга «No Rehash». 

10. Устраивайте игры

GeneraGames знает, что физическая активность – отличный способ заставить работать части мозга, которые мы не используем, сидя за столом. А также это возможность сделать передышку от работы. Представители компании считают, что быстрые игры в баскетбол помогают им мыслить более творчески и добавляют элемент геймификации в процесс.

Независимо от того, есть ли у вас прямой доступ к профессиональному корту, или вы натягиваете сетку в дверных проемах, эту идею можно включить в любое внутреннее мероприятие.

11. Будьте ближе

LivePerson начинают каждое внутреннее мероприятие с вопроса. Вопросы каждый раз разные, а тема призвана растопить лед и вызвать сотрудников на глубокие, содержательные беседы. Этот метод помогает участникам сблизиться, прокачать навыки эмпатии и перейти в режим сотрудничества.

12. Стартуйте в странное время

TINYpulse не любит проводить свои встречи ровно в час или в половину второго. Вместо этого они выбирают необычное время начала мероприятия (например, 8:48), чтобы сотрудникам было проще запомнить, когда они должны быть на месте. Дополнительные усилия, необходимые для запоминания такого числа, помогают людям не запутаться в графике. В качестве бонуса этот прием служит небольшой игрой на развитие памяти для участников.

13. Объедините тимбилдинг с кофе-брейком

Во время продолжительных встреч IACC делает перерывы, чтобы поиграть в игры, требующие совместной работы в команде. Сотрудники вместе разгадывают головоломки, разыгрывают короткие сценки, беседуют друг с другом о своих детских мечтах и ​​обо всем остальном. В таком виде участники делятся информацией, которая могла бы стать серией презентаций и отчетов – получается интересная и креативная альтернатива офисным форматам. 

14. Создайте уникальный ритуал

В Poll Everywhere есть интересная идея для начала или завершения внутренних мероприятий: «момент Дзен». В этот момент они находят время, чтобы узнать что-то новое или поразмышлять над своим днем. Лидеры делятся вдохновляющими цитатами или интересными новостями. Иногда члены команды выделяют эффективные кейсы из работы других коллег в течение недели.

15. Добавьте образовательный формат

Johnson & Johnson делает внутренние встречи в образовательном формате. Они достигают этого с помощью имитаций Ted Talk: у участников есть возможность читать короткие лекции по темам, которые им нравятся. Поскольку бренд нацелен на инновации, он создает среду, в которой сотрудники могут свободно делиться своими идеями. Программа стала настолько популярной, что ее расширили за счет электронной библиотеки, к которой имеют доступ все сотрудники.

16. Делитесь и ставьте личные цели

Сотрудники DigitalOcean после каждого внутреннего собрания обновляют свою общедоступную таблицу личных целей на неделю. Это упражнение помогает сотрудникам продолжать учиться друг у друга даже после того, как они покинули конференц-зал. Участники добавляют краткое описание, как они идут к каждой цели, чтобы другие могли извлечь пользу из их опыта.

17. Назначьте лицо, принимающее решения

Google следит за тем, чтобы на каждой встрече кто-то из сотрудников вел протокол собрания и, что еще более важно – для каждого мероприятия выбирают человека, который будет принимать решения. За ним остается последнее слово по каждому вопросу, и он ставит своей задачей обеспечивать целенаправленность и продуктивность встреч.

Команда может заблаговременно проголосовать за сотрудника, который будет принимать решения, чтобы процесс оставался дипломатичным. Лица, принимающие решения, также имеют право отменять ненужные встречи, предварительно связавшись со всеми участвующими сторонами.

18. Работа с «ледоколами»

HeadBox – большой поклонник «ледоколов», потому что, они работают. Чтобы начать встречи с нужной энергией, руководители HeadBox инициируют игру или мероприятие, которое побуждает людей вставать и двигаться. В большинстве случаев механика игры помогает участникам лучше узнать друг друга. А на больших собраниях они даже разделяют команду на группы, чтобы провести дружеские соревнования.

19. Используйте небольшие материальные стимулы

На своих внутренних встречах Insect Shield Repellent Technology проводит еженедельные и ежемесячные мозговые штурмы и награждает всех, кто предлагает идеи, которые компания решила использовать. Это способ показать сотрудникам свою благодарность за их работу, а также возможность разнообразить мероприятие.

20. «Включайте» участников, а не зрителей.

Некоторые люди более активные, чем другие. Находите их потенциал и привлекайте к разговору в рамках мероприятия. Apple делает именно это. Они подключают откровенных и активных участников в качестве главного дополнения повестки мероприятия. 

21. Спросите сотрудников, чем они хотели бы заниматься.

Иногда простой опрос – это все, что нужно, чтобы обновить вашу стратегию внутренних мероприятий. В Pandora сотрудники создают группы по интересам. Если они привлекают большое количество участников, Pandora финансирует их деятельность. 

Ключевые выводы

• Воспользуйтесь инструментами событийного маркетинга и визуальными напоминаниями, чтобы все успели вовремя
• Добавьте индивидуальности с помощью «ледоколов» и креативных решений.
• Найдите необычные способы держать внимание под контролем.
• Преобразуйте или измените хотя бы один главный элемент события.
• Независимо от того, какую идею вы выберете, собрания – отличный способ объединить команду и помочь ей раскрыть свой максимальный потенциал. 

Источник: https://blog.bizzabo.com/internal-meeting-ideas