Бюджет мероприятия и правила, которые его регулируют, постоянно меняются. Советы, представленные ниже, помогут успешно применять тенденции 2022 года в работе.
Сейчас лидирует на рынке тот, кто нашел новые способы привлечь аудиторию с помощью виртуальных и гибридных форматов. Независимо от того, каким количеством средств вы располагаете, есть методы, с помощью которых деньги будут работать на вас в любое время. Главное, чтобы был профессионал, чей опыт поможет вам грамотно применить определенные знания. Кэти Борер, основатель и генеральный директор Onwardly, и Джеки Уайт, директор по мероприятиям американской группы пользователей SAP, недавно рассказали на конференции Bizzabo Agents of Hybrid о новых правилах бюджетирования.
Вот 10 советов экспертов по составлению бюджета мероприятий для ваших будущих стратегий – как планировать, на что расходовать и где сэкономить.
-
Планируйте исходя из цели
Перед составлением бюджета необходимо определить цель. Именно понимание конечного результата и ограничивающих факторов поможет каждому, кто задействован в организации, понять вашу задумку. Это дает ориентир для конкретных действий, позволяющих не выходить за рамки бюджета.
«Будьте готовы начать с базового правила организации мероприятий – постановки целей и задач. Разработайте план с нуля и только потом выстраивайте программу события. Использование новых технологий, гибридный формат, виртуальная аудитория – это лишь инструменты».
Кэти Борер
-
Указывайте конкретный результат для каждого пункта
Не объединяйте все типовые расходы в один раздел при планировании бюджета, так как заинтересованные стороны не смогут понять всю ценность проекта.
«Привяжите статью расходов к конкретному результату. Говорите о том, что было или будет достигнуто».
Кэти Борер
Например, не просто указать стоимость всего оборудования, а разделить на разные пункты трат и прописать в них результаты, которые были определены на этапе проектирования. Тем самым вы покажете, что не просто потратили 10 тыс. долларов на платформу для мероприятия, а 10 тыс. долларов выделили на связь виртуальной и очной аудитории через чат-приложение.
- Основа – личные средства компании
Может показаться, что при организации мероприятий стоит использовать только сторонние средства с надеждой получить прибыль сразу после проведения ивента. Однако, такой подход часто дает негативные последствия для финансового состояния компании.
«Если ваш бюджет сильно зависит от средств вкладчиков, то он не будет работать на вас. Старайтесь создать прочный фундамент, основанный на денежных запасах компании, и опирайтесь именно на него. Это позволит вам сэкономить время и силы».
Джеки Уайт
Поэтому важно учитывать коэффициент эффективности инвестиций, чтобы быть уверенными в том, что все траты возвращаются обратно в виде прибыли. Совет экспертов: используйте данные финансовых отчетов для решения вопроса, связанного с использованием и распределением вкладов.
- Разрабатывайте два бюджетных плана для гибридных мероприятий
Если вы организуете событие, в котором будут присутствовать две аудитории, то необходимо рассматривать разработку разных бюджетных планов. Это связано с тем, что гости получат разный результат от встречи.
«Если я провожу встречи в одном регионе, но в разных его частях, то подготавливаю для них раздельные бюджеты. Я считаю, что это самый эффективный и оптимальный вариант».
Кэти Борер
Не нужно составлять полностью разные планы, стоит разделить только те позиции, приобретенный опыт от которых будет отличаться у виртуальной и очной аудитории. Так вы исключите затраты на некоторые пункты, результат от которых не получат онлайн-участники, например.
- Выбирайте только те технологии, которые принесут результат для вашего проекта
Оборудование может помочь или наоборот снизить эффективность гибридного мероприятия. Поэтому необходимо понимать, какие технологии действительно нужны вашему проекту и принесут пользу, а какие можно заменить на менее дорогостоящие аналоги или вовсе не применять.
Например, чтобы вы смогли организовать свое мероприятие на высшем уровне, не обязательно использовать передовые инструменты для проведения опросов с целью привлечения внимания вашей аудитории.
- Учитывайте новые требования со стороны законодательства
Выполняйте требования к организации мероприятий, которые касаются правил безопасности участников и гостей. Перед подписанием договора уточните, предоставляют ли арендодатели средства индивидуальной защиты. Если такие условия в сделке отсутствуют, то внесите их в статью расходов в общий бюджет.
Учитывая новые правила, вы сможете застраховать себя от непредвиденных штрафов и других наказаний со стороны контролирующих органов. А также покажите свое участие и заботу всем участникам и сотрудникам, задействованным в вашем событии.
- Помогите спонсорам увидеть скрытые возможности мероприятия
Долгое время люди относились скептически к инвестированию в event-индустрию и не понимали, что она может открыть совершенно новые возможности. Подойдите творчески к презентации преимуществ и выгод для спонсоров.
Привлечение спонсоров – это эффективный подход к установлению баланса между расходами, а также возможность не выходить за рамки бюджета и получать прибыль со своих мероприятий.
- Инвестируйте в спикеров
Расходы на организацию растут, но есть позиции, где вы можете потратить меньше запланированного. Например, проезд и проживание. Использование сэкономленных средств принесет больше результатов и привлечет заинтересованных лиц.
Высокооплачиваемые спикеры – это та статья расходов, в которую стоит вложить дополнительные деньги.
Гибридный формат позволяет собрать практически безграничное количество гостей. Но вам придется привлекать зрителей теми способами, которые не применяли ранее, из-за повышенной конкуренции среди подобных мероприятий.
«Сейчас я могу потратить значительно больше денег на докладчиков. Это позволяет привлечь выдающихся экспертов, которые раньше были за пределами наших финансовых возможностей».
Джеки Уайт
Сильные спикеры – главная особенность для успешного проекта.
- Используйте контент повторно
Плюс гибрида – запись высококачественного контента. Использовать его повторно – один из способов получать доход после завершения события.
Важно продумать, как именно внедрять материал и у кого он будет востребован. Ищите своих клиентов, анализируйте их желания и увеличивайте вовлеченность, чтобы потраченные деньги принесли желаемый эффект.
«Люди хотят получить информацию. У нас для них есть качественный материал. Как же мы можем его предоставить заинтересованным? Возможно, в виде отдельной записи выступления или подкаста, который будем выпускать ежедневно. Решение о способе распространения контента имеет большое значение для всего процесса планирования бюджета».
Джеки Уайт
Изучайте статистику и тенденции, только так вы сможете понять новые способы и применить их к своему проекту и бюджетному плану.
-
Опирайтесь на базовые правила
Когда вы начинаете работу с гибридным форматом, опирайтесь на основные правила организации мероприятия, так как эти модели применимы для всех. Тогда станет понятно, что составить бюджет для выбранного формата не так сложно.
«Разберите каждую составляющую вашего мероприятия. Начните разрабатывать бюджет с нуля. Помните, что вы профессионал в области event-индустрии и прекрасно знаете, как следует поступать. У вас всё получится».
Джеки Уайт
Источник: www.bizzabo.com